RECURSOS DE EARTHSHARE

Donación en el lugar de trabajo 101

Introducción a los fundamentos de las donaciones en el lugar de trabajo

1. Introducción

Puede que hayas oído hablar de las campañas de donación en el lugar de trabajo, pero ¿qué son exactamente, cómo funcionan y cómo pueden beneficiarte? Estamos aquí para ofrecerle un rápido resumen de todos los aspectos básicos para que pueda empezar con confianza.

EarthShare lleva décadas ayudando a las organizaciones medioambientales sin ánimo de lucro a inscribirse en campañas locales, estatales, federales y privadas. Durante más de 30 años, hemos trabajado con empleadores de los sectores público y privado para garantizar que las organizaciones medioambientales sin ánimo de lucro estén representadas en las campañas de donación de los empleados en el lugar de trabajo. Hasta la fecha, nuestra organización ha destinado más de 375 millones de dólares a cuestiones medioambientales urgentes. Hemos proporcionado a millones de personas la oportunidad de iniciar y continuar su viaje medioambiental.

Cuando te unes a nuestra red de más de 450 organizaciones sin ánimo de lucro centradas en el medio ambiente en todo Estados Unidos, aumentas tu impacto y amplificas tu misión. Descubra los servicios vitales y el apoyo que EarthShare proporciona a nuestros socios sin ánimo de lucro cada día, todo ello a un coste que puede permitirse. Cuando nos unimos, podemos hacer del mundo un lugar más fuerte, más sano y más verde.

2. ¿Qué es la donación en el lugar de trabajo?

¿Qué son los programas y campañas de donaciones en el lugar de trabajo y cómo se relacionan con su organización?

PARA LOS EMPLEADORES

Los programas de donaciones en el lugar de trabajo permiten a los empleados hacer donaciones a organizaciones benéficas a través de deducciones en la nómina (normalmente cada período de pago) y donaciones únicas en efectivo, con cheque o con tarjeta de crédito. Dependiendo de su empleador, puede tener la oportunidad de seleccionar las organizaciones individuales que desea apoyar.

Aquí es donde entran en juego las campañas de donación en el lugar de trabajo. Los empleadores pueden establecer una campaña de donaciones en el lugar de trabajo (organizada y gestionada por el empleador o por un proveedor/agente fiscal externo) que toma los fondos donados por los empleados y los distribuye a las organizaciones benéficas designadas. Estas campañas pueden tener lugar en el sector privado, local, estatal y federal. Una de las mayores campañas públicas de Estados Unidos es actualmente la Campaña Federal Combinada, que recauda decenas de millones de dólares cada año entre los empleados federales, los militares y los jubilados del gobierno.

DEFINICIÓN

Donaciones en el lugar de trabajo

Las donaciones en el lugar de trabajo permiten a los empleados realizar donaciones benéficas mediante deducciones en la nómina, así como donaciones únicas en efectivo, con cheque o con tarjeta de crédito. Tanto los centros de trabajo como las organizaciones sin ánimo de lucro deben inscribirse o solicitar estas campañas. Envíe un correo electrónico a nonprofits@earthshare.org para saber cómo participar. 

PARA LAS ORGANIZACIONES NO LUCRATIVAS

Si representa a una organización 501(c)(3), tiene la oportunidad de inscribirse en las campañas de donaciones en el lugar de trabajo que sean relevantes para usted y el trabajo que realiza. Puedes complementar otras recaudaciones e ingresos con las donaciones que llegan a través de estas campañas.

Varias campañas de donaciones en el lugar de trabajo del sector público requieren la presentación de una solicitud, ya que a veces tienen requisitos específicos que deben cumplirse. EarthShare proporciona apoyo guiando a su organización a través de este proceso y ofreciendo asistencia cuando sea necesario.

3. Tipos de campañas de donación en el lugar de trabajo

Las campañas de donación en el lugar de trabajo pueden dividirse en dos categorías: públicas y privadas. A continuación te ofrecemos un breve resumen de estos tipos de campañas, en qué se diferencian y qué puedes esperar al solicitarlas.

Campañas públicas de donación en el lugar de trabajo

Las campañas públicas tienen lugar a nivel local, estatal y federal, así como en muchas universidades públicas. Los fondos recaudados a través de estas campañas proceden de donaciones realizadas por empleados de una ciudad, condado o gobierno estatal. Los requisitos para que las organizaciones sin ánimo de lucro se presenten a estas campañas varían, pero casi todas requieren una solicitud y un registro de beneficencia presentados a la entidad gubernamental que acoge la campaña. Además, la mayoría de estas campañas sólo aceptan organizaciones benéficas que sean miembros de federaciones. EarthShare es una de las mayores y más antiguas federaciones medioambientales para las campañas de donación en el lugar de trabajo. Al participar en EarthShare, podrá acceder a una mayor variedad de campañas.

DEFINICIÓN

Federación sin ánimo de lucro

Una federación sin ánimo de lucro es una organización formada por organizaciones sin ánimo de lucro más pequeñas, cada una con su propia autonomía y unidas por propósitos, funciones, públicos, objetivos y misiones similares.

Entre las campañas más conocidas del sector público se encuentran la Campaña Federal Combinada, la campaña Our Promise del Estado de California, el Pennsylvania State Employee Combined Appeal y el New York City Gives, así como las campañas de la Universidad de Illinois en Urbana-Champaign y la Universidad de Massachusetts Amherst.

Campaña Federal Combinada

La mayor campaña federal de donaciones en el lugar de trabajo de Estados Unidos es la Campaña Federal Combinada (CFC). Las organizaciones sin ánimo de lucro pueden presentar su solicitud una vez al año y, una vez aceptada, deben presentar documentación actualizada de sus servicios cada tres años. Se trata de una de las mayores y más exitosas campañas anuales de donaciones en el lugar de trabajo, que ha recaudado hasta la fecha más de 8.600 millones de dólares para organizaciones benéficas locales, nacionales e internacionales. Se aceptan las promesas de los donantes que trabajan en el gobierno federal, el ejército y el Servicio Postal de EE.UU.. Los miembros jubilados de estos sectores también pueden hacer donaciones.

Para solicitar la campaña del CFC, debe cumplir los requisitos de la campaña. Se debe realizar un proceso de verificación, que necesita una serie de documentos como una auditoría y el formulario 990 del IRS. Además, las organizaciones locales "deben demostrar que han prestado servicios en el año natural anterior en la zona local del CFC a la que se presentan". Las organizaciones nacionales deben prestar servicios en al menos quince estados para demostrar que son una organización nacional. Dado que no existe una asignación gubernamental para administrar el CFC, lo pagan las organizaciones sin ánimo de lucro que participan cada año. Las organizaciones sin ánimo de lucro tienen que pagar tres tasas distintas a lo largo del año de la campaña, que incluyen una tasa de solicitud, una tasa de inscripción y una tasa de distribución. EarthShare puede proporcionar más información sobre cómo se aplican estas tasas a su organización, ya que se basan en los ingresos anuales.

¿Qué son las zonas CFC?

Hay 36 zonas individuales del CFC que están formadas por regiones segmentadas en todo Estados Unidos. Dentro de estas regiones (o "zonas"), un grupo de agencias federales localizadas contribuyen al fondo en esa región. Por ejemplo, la Zona CFC del Sur de California (también conocida como Z003) incluye las agencias federales de los siguientes condados: Imperial, Los Ángeles, Orange, Riverside, San Bernardino, San Diego, San Luis Obispo, Santa Bárbara y Ventura. También se incluye la Base de la Fuerza Aérea de Edwards.

En casos concretos (como en el caso de Alaska y Hawái), un estado entero puede ser reconocido como zona CFC.

Las organizaciones benéficas pueden solicitar una zona local (el coste más bajo), o pueden solicitarla a nivel nacional para figurar en todas las zonas. Incluso si una organización se presenta a nivel local, puede ser encontrada y recibir donaciones a nivel nacional, pero no será incluida en los materiales de marketing de la campaña nacional.

Campañas de donación en el lugar de trabajo privado

Las campañas privadas, como su nombre indica, son campañas acogidas y organizadas por empleadores privados. Estos empleadores suelen utilizar plataformas de participación de los empleados a través de proveedores de tecnología (por ejemplo, Benevity, YourCause/Blackbaud, etc.) para ayudar a organizar y entregar los fondos. Además, muchas de estas empresas mantienen sus plataformas abiertas durante todo el año para que los empleados puedan hacer donaciones y voluntariados en cualquier momento en lugar de en un plazo determinado. Las empresas del sector privado también pueden ofrecer una contrapartida corporativa a las donaciones de los empleados, lo que aumenta la oportunidad de recaudar fondos.

La diferencia entre las campañas en el lugar de trabajo públicas y privadas radica en gran medida en que las campañas del sector público suelen examinar las organizaciones sin ánimo de lucro que se unen a ellas, dado que la financiación procede de donaciones de empleados públicos.

4. Beneficios de las campañas de donación en el lugar de trabajo

Tanto desde el punto de vista del empleador como del de la organización sin ánimo de lucro, las donaciones en el lugar de trabajo ofrecen un número considerable de beneficios. Pueden ser fiscales, sociales e incluso emocionales. Es una forma de impulsar un propósito, no sólo para los empleados que donan a las causas que les interesan, sino también para las organizaciones sin ánimo de lucro que son capaces de tomar estas donaciones y traducirlas en un impacto positivo para la comunidad; local, nacional o global.

Para los empresarios

La donación y el compromiso en el lugar de trabajo suelen estar directamente relacionados con la satisfacción de los empleados. Los empleados quieren saber que pueden donar y apoyar los temas que más les importan (y, en el caso de algunas campañas del sector privado, una empresa puede decidir igualar las donaciones de los empleados). Esto puede dar lugar a una mayor participación de los empleados en las oportunidades de voluntariado (cuando estén disponibles), así como a la concienciación y educación generales.

Para las organizaciones sin ánimo de lucro

Las campañas de donaciones en el lugar de trabajo son una excelente manera de solicitar un gran número de personas de forma organizada, eficiente y rentable, recaudando fondos para programas que marcan una diferencia positiva en el mundo.

Por término medio, las donaciones en nómina son de tres a cinco veces mayores que las donaciones puntuales. Los donantes que podrían extender un cheque único de 25 dólares pueden considerar fácilmente una donación de 2 dólares por período de pago. Si hay veinticuatro períodos de pago anuales, el resultado es una donación anual de 48 dólares.

Desde el punto de vista del donante, la donación en el lugar de trabajo es una forma segura y fiable de donar. Para las organizaciones sin ánimo de lucro, las donaciones en el lugar de trabajo ofrecen una fuente de ingresos que se mantiene durante todo el año, ya que los individuos contribuyen regularmente a estas campañas. Además, las donaciones en el lugar de trabajo:

  • Las organizaciones pueden aumentar los ingresos con menores costes administrativos en comparación con otras iniciativas de recaudación de fondos.
  • NO ES RESTRICTIVO | Los fondos distribuidos a través de las campañas de donaciones en el lugar de trabajo no tienen restricciones, lo que significa que la organización sin ánimo de lucro receptora no tiene que utilizar estos fondos para ningún propósito específico e identificado previamente.
  • ES COSTADO | Las organizaciones sin ánimo de lucro no tienen que hacer una gran inversión inicial para recaudar más dinero

5. El papel de EarthShare en las donaciones en el lugar de trabajo

Si estás interesado en inscribirte en las campañas de donaciones en el lugar de trabajo, vas a necesitar apoyo. EarthShare te ayudará a revisar los requisitos, a desarrollar tu solicitud y a presentarla a las campañas pertinentes de todo el país. Y, además, EarthShare cubre todos los costes iniciales de la campaña, deduciendo las tasas de los ingresos totales de la misma, por lo que nunca tendrás que pagar de tu bolsillo.

Cómo inscribirse en las campañas públicas y privadas

La inscripción en una campaña puede ser un reto si no está familiarizado con el proceso. Por suerte, tenemos un legado de tres décadas de experiencia. Hemos ayudado a cientos de organizaciones medioambientales sin ánimo de lucro a inscribirse con éxito en campañas municipales, estatales, universitarias, federales y privadas, y también podemos ayudarle a usted.

Aquí tienes los siguientes pasos de un vistazo:

Resumen del proceso de solicitud

¿Está listo para explorar las oportunidades de campaña? ¿Está usted registrado como organización 501(c)(3) de EE.UU. con un enfoque mayoritario en el trabajo medioambiental? ¡Espectacular! Primero debes completar lo siguiente:

  • PRIMER PASO | El primer paso es solicitar ser socio de EarthShare sin ánimo de lucro. Esto significa que podrá disfrutar de un perfil gratuito en nuestra Plataforma de Donación y Compromiso. También tendrá acceso a nuestra experiencia en lo que respecta a los cientos de campañas de donación en los Estados Unidos que tienen más sentido para usted. Si está interesado en solicitar la adhesión a la red de EarthShare, póngase en contacto con nosotros en nonprofits@earthshare.org para obtener más información.
  • SEGUNDO PASO | Una vez aprobada su solicitud de socio sin ánimo de lucro, el siguiente paso consiste en que le enviemos los detalles de bienvenida (por ejemplo, cómo acceder a nuestro kit de medios de comunicación y al calendario de aplicación de la campaña), así como los siguientes pasos para completar su perfil en nuestra Plataforma de Donación y Compromiso.
  • TERCER PASO | El tercer y último paso es una rápida llamada para discutir una estrategia para la participación de su campaña con los expertos de nuestro equipo. La mayoría de las solicitudes de campaña requerirán alguna información adicional y documentos financieros (por ejemplo, el 990 actual firmado, las finanzas auditadas), así como cualquier material de marketing que pueda compartirse con las campañas para contar su historia. Esto puede incluir declaraciones de "compra de dólares", fotos, vídeos, historias de éxito y declaraciones de impacto.

Una vez recibida la información de su solicitud inicial, EarthShare puede tardar hasta cuatro semanas en revisar su solicitud para asegurarse de que cumple todos los requisitos. Este plazo está sujeto a cambios en función de los plazos de las campañas pertinentes y de la calidad de la información proporcionada. Si su solicitud ha sido aprobada, le ayudaremos a presentarse a las campañas y seremos una fuente de apoyo en cada paso del camino.

Fechas límite para la presentación de solicitudes 2023

Si está interesado en presentar su candidatura a una o más campañas dentro de la temporada de campañas 2023-2024, que comienza en otoño de 2023, EarthShare le ofrece servicios para ayudarle de principio a fin. Póngase en contacto con nuestro equipo en nonprofits@earthshare.org para hablar de sus opciones y empezar.

Si eres una organización medioambiental 501(c)(3) también puedes participar en EarthShare en cualquier momento solicitando ser socio sin ánimo de lucro para poder participar en nuestra nueva Plataforma de Donación y Compromiso. Póngase en contacto con nonprofits@earthshare.org para solicitar su adhesión a la red.

6. Calendario de aplicación

El plazo total de las campañas públicas, desde la solicitud hasta el pago, suele ser más largo de lo que la mayoría de las organizaciones sin ánimo de lucro prevén. Los pagos se producen un año (o más) después de que comience el proceso de solicitud; esto da a los empleados que contribuyen a la campaña un año natural para hacer sus donaciones recurrentes. Estas donaciones se calculan y se distribuyen a todas las organizaciones sin ánimo de lucro beneficiarias trimestralmente.

Si EarthShare le está ayudando a solicitar campañas, la información general de su organización (por ejemplo, perfil de campaña con una auditoría actualizada, formulario 990 del IRS, prueba de servicios, etc.) debe presentarse el otoño anterior al año de campaña deseado. Por ejemplo, la información sobre el perfil de campaña para la campaña de 2024 debe presentarse en octubre de 2023.

Dependiendo de las fechas límite de cada campaña, estas solicitudes podrán presentarse en cualquier momento entre noviembre de 2023 y junio de 2024. Estas solicitudes se basarán en la información de su perfil de campaña presentado anteriormente, aunque a menudo tendrá que completar detalles específicos adicionales según lo solicite cada campaña (por ejemplo, ubicación de las oficinas estatales, prueba de registro caritativo estatal actual, etc.).

Una vez procesada y aprobada la solicitud, la organización sin ánimo de lucro se añadirá a la lista de beneficiarios de la campaña de 2023-24. La mayoría de estas campañas tendrán lugar en otoño de 2024. Los empleados se comprometerán durante el otoño y las deducciones en nómina se descontarán de sus nóminas entre enero y diciembre del siguiente año natural. Estos fondos se distribuirán a EarthShare mensual o trimestralmente. EarthShare, a su vez, distribuye estos fondos a través de pagos trimestrales a nuestros socios sin ánimo de lucro participantes (en este momento, se retienen las cuotas y honorarios de la campaña) a partir de julio de 2025, a menudo a lo largo de seis trimestres en total.

Aunque el horizonte temporal es largo, la paciencia produce beneficios constantes para ayudar a crear una recaudación de fondos fundamental para la misión y los programas de su organización. Será un honor colaborar con usted en sus esfuerzos, cumpliendo nuestra misión de ayudar a todos a actuar por un planeta sano. Únase a nosotros hoy mismo.

CAMPAÑA 2023-24

Solicitud Línea de tiempo

Fechas esenciales

  • Vence el perfil de la campaña

    Octubre de 2023

  • Solicitudes de inscripción

    Noviembre 2023 - Mayo 2024

  • Se debe entregar el material de marketing

    Junio de 2024

  • Período de solicitud de la campaña

    Septiembre - diciembre de 2024

  • Período de deducción de la nómina

    Enero - Diciembre 2025

  • Informes de acuse de recibo enviados

    Enero - julio 2025

  • Agradecimientos enviados

    Enero - julio 2025

  • Comienzan los pagos trimestrales

    Julio de 2025

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